Em tempos de crise financeira, o sistema Dracma mostra novas possibilidades de economia na gestão contábil. Desenvolvido pelo Instituto Adventista de Tecnologia (IATec), o sistema de gerenciamento de processos administrativos tem garantido economia de tempo e dinheiro em diversas sedes administrativas da Igreja Adventista. A União Leste Brasileira, escritório responsável pelos Estados de Bahia e Sergipe, passou a utilizá-lo em janeiro de 2021 e já comemora os resultados.

“Tivemos uma grande redução de impressão de papéis. A contabilidade imprimia, em média, entre 8 a 12 mil copias por mês. Agora, o total gira em torno de 100 a 200 cópias”, sublinha o tesoureiro assistente da União Leste, Herbert dos Reis.

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Segundo Reis, as vantagens não se limitam à economia com impressos, uma vez que o sistema viabiliza o gerenciamento de pagamentos e reembolsos, facilitando o trabalho contábil da instituição.  “Hoje praticamente todos os nossos pagamentos estão centralizados no Dracma”, conta. Entre os principais benefícios percebidos, ele destaca:

• Diminuição de custos;
• Economia na impressão de papel;
• Otimização de tempo;
• Eficiência e facilidade do processo eletrônico;
• Armazenamento de notas e cupons fiscais na nuvem.

Diante de tais resultados, o diretor do IATec, Eliezer Magalhães, já celebra a eficiência do Dracma. “Um bom sistema é aquele que agrega valor e permite ao gestor tomar boas decisões, reduzindo custos que podem ser investidos na missão. Desta forma, como instituição que serve à Igreja, nós temos a sensação de dever cumprido em relação ao Dracma”, enfatiza Magalhães.

Como surgiu o Sistema Dracma? 

Idealizado pelo Instituto Adventista de Tecnologia (IATec) em julho de 2020, o Dracma é um sistema que unifica microsserviços, tais como financeiro, contábil, fiscal, arquivos de notas fiscais eletrônicas, serviços de anexo, entre outros.

“O Dracma surgiu da necessidade de digitalizar os processos manuais dos escritórios da Igreja, centralizar processos e agilizar reembolsos e pagamentos”, detalha o gerente de produto Reully Carvalho, que esteve à frente do desenvolvimento da ferramenta.

Em janeiro deste ano, o Dracma foi implantado na sede administrativa da Igreja Adventista na região Leste do Brasil, como um piloto, possibilitando aos desenvolvedores tirarem as dúvidas dos usuários e adequarem o sistema.

Com o sucesso e aprovação, em maio de 2021 a equipe passou a treinar diversos servidores dos escritórios da Igreja Adventista em todo o País através da plataforma Zoom. E em junho, muitas instituições da Igreja o adotaram no seu dia a dia.

Adoção 

Atualmente, o Dracma já tem 3.584 usuários, com 1.844 entidades cadastradas, das quais 673 estão ativas. Até o momento foram registradas mais de 233 mil despesas, dentre elas 155.610 notas fiscais em 40.920 lotes contábeis.

Para que serve?

O Dracma não é um sistema contábil, mas financeiro, que garante mais transparência e segurança na revisão contábil porque mantém comunicação direta entre os sistemas financeiro e contábil.

“O Dracma tem essas características, pois acompanha o mundo moderno de transformação digital. Ele enxuga as operações na linha de frente, economiza o número de correspondências enviadas, minimiza o número de impressões, tornando diversas operações mais simples e mais rápidas”, destaca Magalhães.

Carvalho afirma que para a Igreja, o sistema Dracma diminui distâncias. “A abrangência geográfica da instituição é grande. Antes, todos os papéis eram enviados pelo malote, ou precisavam ser entregues em mãos para a contabilidade. Era descentralizado e manual. Hoje, de qualquer lugar do Brasil é possível pedir um reembolso ou um pagamento”, aponta.

Como ele é um sistema na web, pode acessado de qualquer lugar e também facilita o modelo de trabalho home office. O gerente do produto explica que por ser tudo digitalizado e armazenado na nuvem, traz segurança das informações e possibilita o acesso para conferências futuras, como, por exemplo, em um processo de auditoria.

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