Uma igreja organizada depende de muitos fatores. Um deles se deve aos membros voluntários que se disponibilizam para assumir o cargo de secretaria da igreja local. A função envolve desde o cadastro de membros batizados até relatórios de cada reunião oficial realizada pela igreja. No Centro-Oeste, existem atualmente 1.507 membros que ocupam a função. Um para cada igreja ou grupo organizado da região. Dessa forma, as sedes administrativas regionais, chamadas de Associações, conseguem controlar o número de entrada e saída de membros, faixa etária, estudo da Lição da Escola Sabatina e outros números que comprovam o crescimento da instituição.

Para auxiliar esse grupo a desempenhar as atividades necessárias, encontros anuais são organizados por cada campo local. Este ano, no entanto, com o cancelamento de todos os encontros presenciais por conta da pandemia, um único encontro on-line reuniu secretários(as) de todas as associações pertencentes à União Centro-Oeste Brasileira (UCOB), sede administrativa que compreende os estados de Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Goiás, Tocantins e Distrito Federal.

O encontro on-line de Secretaria – Juntos Pela Excelência, contou com a participação de mais de 500 pessoas ao vivo, e já ultrapassa a marca de 2 mil visualizações no Youtube. Foram convidados para esclarecer assuntos específicos, os pastores, Edward Heidinger, secretário-executivo para a Igreja Adventista na América do Sul, Uesley Peyerl, secretário-executivo associado, também para a América do Sul e Joni Oliveira, líder do Serviço Voluntário Adventista para a mesma região. O gestor do Sistema de Secretaria das Igrejas (ACMS), Rodrigo Romanelli, também da Divisão Sul Americana,  fez parte da roda de conversa online, para explicar sobre o funcionamento do programa.

O evento foi organizado e conduzido pelo pastor Matheus Tavares, secretário-executivo da UCOB. Segundo ele, o objetivo foi informar e treinar os secretários(as) de todo o território, nas três áreas da Secretaria: administrativa, técnica e missionária. "A área administrativa envolve procedimentos, comissões e regulamentos. A área técnica envolve fichas de batismo, uso do ACMS e do 7Me - aplicativo criado para facilitar o cadastro dos membros e outras atividades. Já a área missionária, envolve o Serviço Voluntário Adventista e o Projeto Reencontro", explica. “Buscamos fornecer conhecimento básico, para os que são novos na função e também mais avançado para os que estão há mais tempo”, completou.

O Manual da Igreja é o livro que serve de base para todos os procedimentos realizados no departamento. Segundo o pastor Uesley Peyerl, um bom secretário precisa estar atento às atualizações do manual e conhecê-lo bem. “O secretário(a) da igreja local precisa demonstrar conhecimento aprofundado das normas e procedimentos contidos no Manual da Igreja e no Guia para Secretaria de Igreja que trarão segurança na maneira de conduzir os processos na Secretaria. O membro voluntário também deve participar de todas as possibilidades de capacitação promovidas pelo seu campo local", instrui. Ele reforça, ainda, que as sedes administrativas devem ser consultadas em caso de dúvidas.

Já o pastor Edward Heidinger, destacou as principais mudanças para esta área, durante o período de isolamento social, gerado pela pandemia do Coronavírus. “Atualmente, se intensificaram os processos de forma virtual, mas a necessidade de manter o contato pessoal com cada membro de igreja, ainda existe. Com isso, como secretaria, temos que estar prontos para desenvolver o procedimento virtual, sem deixar de oferecer atendimento pessoal”, ressaltou.

Com duração de 1h30, a live foi composta por palestras e momentos de perguntas e respostas com a participação ao vivo dos secretários(as) de igrejas, pelo chat do YouTube e pelo whatsapp. O momento foi utilizado também para revelar as vencedoras do programa Secretaria Excelência, que é realizado todos os anos, com o objetivo de presentear os(as) membros voluntários(as) que mais se destacaram na função, durante o período. “Alguns dos requisitos para alcançar a premiação são: entregar o relatório integrado preenchido e dentro do prazo, preencher as fichas batismais corretamente, ter as atas organizadas, ter os dados no ACMS preenchidos corretamente e outros”, explicou o pastor Matheus Tavares.

“A Secretaria é uma área notoriamente técnica. A pessoa que é escolhida para esta função vai precisar aprender muito para desenvolver adequadamente suas atividades, por isso é fundamental que a Igreja ofereça capacitação relevante”, concluiu o pastor Edward Heidinger sobre a importância de eventos como esse.

A live está disponível no canal do YouTube, Adventistas Centro-Oeste: